L’optimisation des processus fait partie intégrante aujourd’hui de la stratégie d’entreprise en vue d’augmenter les gains de productivité. Le procure to pay est une digitalisation du processus d’achats qui consiste en la mise en place de projets de dématérialisation tout autant qu’en un échange de données informatisé permettant l’automatisation des process répétitifs et visant à gagner du temps de travail sur chaque maillon de la chaîne.
Cette prestation de services présente de nombreux avantages dont celui d’un retour sur investissement non négligeable. Le monde est en pleine transformation digitale et les entreprises également qui, grâce à la dématérialisation des processus, gagnent en agilité et en réactivité mais surtout en productivité et en bénéfices.
Procure to pay : les solutions de dématérialisation
Dématérialiser le système d’information afin de simplifier le processus d’entreprise consiste à dématérialiser les factures c’est-à-dire supprimer le support-papier et organiser une automatisation intelligente des factures, des achats ou encore des bons de commande. Les factures clients envoyées par voie électronique permettent de raccourcir les délais de paiement et d’améliorer le flux de facturation. Traiter les factures des prestataires devient également plus facile et évite bon nombre de retards.
Automatiser la facture électronique permet une réduction des coûts, un archivage simplifié et sécurisé tout autant qu’une traçabilité efficace. La diminution du temps de traitement des dossiers se fait également au profit de l’optimisation du processus métier. Les tâches répétitives sont automatisées et la gestion des factures est simplifiée en comptabilité. La dématérialisation fiscale fait aussi partie des objectifs à atteindre pour limiter les écritures documents-papier, favoriser la transmission d’information et l’automatisation du traitement comme le préconise le code général des impôts.
Procure to pay : Solutions de facturation des petites et moyennes entreprises
Les entreprises de taille intermédiaire peuvent ainsi simplifier leur processus comptable grâce à l’implémentation d’un logiciel de gestion du processus d’affaires conçu sur mesure par les développeurs. Des factures clients aux échanges avec les fournisseurs, c’est tout un processus d’entreprise de simplification qui augmente la valeur ajoutée des produits ou services des entreprises. Transmettre les factures par le portail fournisseur est une grande avancée technologique, ces factures liées au système informatique offrent un gain de temps important et surtout permettent un archivage électronique sécurisé. Le format papier n’est ainsi conservé que pour les documents où cela reste indispensable, comme pour les machés publics et où la signature électronique n’est pas envisageable.
Le workflow ainsi simplifié permet d’optimiser la transmission des factures et les tableaux de bord opérationnels ainsi que de rationaliser la chaîne de production.
La transformation numérique favorise une dématérialisation progressive des factures, formulaires et documents administratifs visant à une amélioration des échanges de façon sécurisée et une réduction des coûts non négligeable pour les entreprises et les administrations. Des commandes clients aux factures fournisseurs, les solutions d’automatisation améliorent le business process management et permettent de générer une forte valeur ajoutée. L’expérience-client est elle aussi améliorée permettant une lisibilité plus juste, plus rapide et plus sécurisée alors optez pour une gestion numérique des process d’entreprise tout en atteignant vos objectifs commerciaux avec talent !
Les nombreux avantages du module Procure to pay
Maintenant que vous en savez un peu plus sur le fonctionnement du module Procure to Pay, nous allons faire en sorte de développer plus en détail pourquoi il est si intéressant d’y avoir recours. En effet, le module procure to pay de Mon Intranet permet d’améliorer la base de données fournisseurs, le workflow de validation, mais aussi l’envoi d’un bon de commande dématérialisé au fournisseur pour supprimer l’utilisation de papier. Mais, quels sont les avantages pour l’employé, le service comptable et le manager ?
Les avantages pour l’employé
Cela lui permet d’avoir un suivi complet des bons de commande. Grâce au pré-remplissage des données, la saisie des bons de commande est effectivement très rapide.
Les avantages pour le service comptable
En plus de disposer d’un rapport complet des achats de l’entreprise, le service comptable se retrouve face à un véritable gain de temps. Le processus est entièrement dématérialisé, de ce fait tout est bien plus rapide à gérer.
Les avantages pour le manager
Ce module permet au manager d’avoir une visibilité constante et complète de toutes les demandes d’achat de son équipe. La vérification est également plus rapide que pour lui.